De belles vacances sont terminées… et bien, il est temps de retourner au bureau. Des centaines d’emails encombrant la boîte de réception peuvent facilement devenir une source de stress et de distraction. Alors traiter ces emails peut être une tâche ingrate et chronophage, qui fait vite oublier les vacances... Si malheureusement votre boîte de réception est explosée pendant la saison de fête, et vous ne savez pas comment faire, cet article va vous offrir quelques astuces pour faire face à cette situation et vous faire gagner du temps pour passer +600 emails à 0 en un jour.

Garder ces principes à l'esprit pour gérer efficacement les emails

Croulez-vous sous des centaines ou des milliers d’emails accumulés ? Etes-vous souvent interrompu par les alertes de l’arrivée d’un nouvel email ? Vos emails importants finissent-ils par se noyer ? Suivez ces cinq étapes dans cette carte pour mieux gérer la situation !

Traiter les mails des plus récents aux plus anciens

Si vous paniquez en ouvrant votre gmail, il vaut mieux commencer maintenant, en traitant d'abord les mails récents. La raison est que : si une personne vous a envoyé quelques messages il y a 15 jours, il est préférable de répondre son dernier message plutôt que de répondre à des anciens.

Prioriser les mails importants

Le Principe 80/20 s'applique aussi à la gestion des mails. Il indique que 80% des effets proviennent de 20% des causes. Afin de gérer efficacement les e-mails, nous devons nous concentrer sur 20% de mails, dont nous tirons plus de valeurs, et qui pourrait conduire à 80% des résultats. Ca peut être des mails venant de top clients, parlant des opportunités, des invitations à des ateliers importants, ou des projets essentiels. Des newsletters qui vous aident à développer peuvent aussi être compris. Ces 20% méritent plus d'attention et de traitement rapide. Et prenez le temps de répondre ou suivez l'un des conseils suivant pour mieux gérer les restes 80%.

Prendre une décision rapide avec 5 choix

Pour améliorer votre productivité et profiter du temps, il est fortement conseillé de lire l'email une fois et agir tout de suite. Cela vous demande de prendre une décision rapide: à la lecture de ce mail, quoi faire avec lui ? Le répondre ? Le mettre dans To-do liste ? Le supprimer ? Ou le Reporter ?

1. Répondre

Si le mail exige une réponse et il suffit de prender une ou deux minutes à le répondre, pourquoi le fermer ou le déposer ailleurs ? Répondez en 2 minutes ou utilisez la technique Pomodoro, vous serez surpris de votre amélioration de productivité.

2. Le mettre dans to-do liste

Ce n'est peut-être pas une idée idéale de combiner les mails et les tâches, mais il est presque impossible de séparer les deux. Transférer les mail dans votre liste de tâches et hiérarchisez-les en fonction de l'importance/de l'urgence.

3. Suppression

Même si vous avez l'habitude de garder les emails historiques dans la boîte, vous devez prendre une décision à les supprimer s'ils sont superflus. Ce sont des publicités, des notifications venant des réseaux sociaux, etc. Sélectionnez ces mails et les supprimer en un clic, vous trouverez que votre boîte sera vidée de miotié et vous pouvez vous concentrer sur les mails plus importants!

4. Reporter

Cela ne signifie pas que vous devez fermer le courrier et reporter le traitement dans la prochaine fois. Par contre, en cas besoin, vous devez noter un rendez-vous sur un calendrier ou déléguer le travail à d'autres immédiatement.

Et voilà, j'espère que ces petits principes seront utiles à vous aider à vider la boîte, si vous avez d'autres idées ou conseils, n'hésitez pas à contacter xmind-2022@xmind.app