背景
番茄工作法的目标
原则
认为时间是具体连续性的
在学习时,使头脑清醒,思路清晰,意识力高,注意力集中。
采用简单易用原则,不引人注意的工具。
工具和方法
工具
一个番茄计时器
一个 to do toady 工作计划表,在每天开始时填写以下事项
小标题 ,包括时间、地点、人物
清单,包含今天要做的事情,并按先做和后做的顺序排列
表格中一部分留给计划外的紧急事件。
一份 activity inventory 活动清单
标题:人物、事件
先到什么要做的就记下来,随出现随记,一天结束时,把完成的事件划去。
一份记录表,用于记录原始数据
第一阶段:弄清完成某项任务所需的时间
在 activity inventory 选出你今天要完成的任务,优先考虑它们,并把他们记在to do today 工作计划表中
开启第一个番茄时间
每四个番茄时间之后15-30分钟
完成to do today 工作计划表
每天结束之后记录档案
开始时间和结束时间不重要
完成任务所用的番茄数
自我评估和改进,记录档案和思考如何调高不应超过一个番茄时间
第二阶段:减少被打断的次数
内部因素
在项目后标记 一个逗号
重要--写在 “to do today ”中“计划外的紧急事件”一栏中
不需要立马处理的话,写在 activity inventory 活动清单中,并标注 "U"(unplanned),可标上截止日期
坚持现在的番茄时间,标记好点好和记录完成之后,继续回来工作
内部因素的实例 P18
计划外的紧急事件
有时候会被移入 activity inventory 活动清单中
有时候会留在休息事件处理
有时候会删除
真正紧急的事件
在下一个番茄时间处理这件事,推迟原文的任务
重新安排日程表,以这件事替换掉原文要处理的事情
以番茄时间为单位,用这件事替换和推迟原本的事情,直到一天的结束,这样会帮助我们认识那些事是真正急迫的
外部因素:被他人打断
快速记录事情,推迟事情,并写进日程表,询问打断你的人是否同意。
处理办法
在 to do today 对应位置标上 减号
重要--写在 “to do today ”中“计划外的紧急事件”一栏中
在 activity inventory 活动清单中写下这件事,并标记“U”,需要的话标上截止日期
坚定信心,一定要完成当前的番茄时间,标记好减号之后,马上回头继续你手头的工作
让打断变成任务
每天专门抽出一个专用番茄时间来处理这些打断
目标
成功地拖延打断,越迟越好,尽量减轻这些打断的紧急程度,增加这些打断的可控制性
逐渐减少专用番茄数,让安排这些打断的时间越短越好
记录档案,估测时间的失误,每天查看 activity inventory 活动清单中的"U"事件和 to do today 工作计划表中的“计划外紧急事件”
第三阶段:估测某项任务所需要的时间
通过第一二阶段,已经可以控制好内部和外部打断
估测 activity inventory 清单中每项任务所需的番茄数,用方框表示
每日可用番茄数
例子
设定计数器,开始第一项工作,计时器响起,就在方框中画上x
如果恰好在你估测的时间内完成了任务,就把该任务从表中划去。
如果没有用完你估测的番茄数任务就完成了,同样从表中划去
可继续直接工作,不再对剩余的任务进行估测,在方框外又增加了一个番茄。
也可再一次估测剩余任务所需番茄数,用不同的形状或者颜色表示,,对比估测的误差
一个任务的估测值不要超过5-7个番茄数
如果一个任务需要两次以上的评估,就需要引起重视,找出问题的原因
估测结果的记录
查看估测值的准确性、分析估测和实际番茄数的差别
标出第二次或者第三次估测
探索发现:如果无法估计新任务的番茄数,可以用几个番茄去了解这个新项目,理清对该项目的整体思路
第四阶段:让番茄时间应用得更有效
每个番茄时间的构成
最初3-5分钟可以浏览要做的任务挥着回想上一个番茄时间里做的事情,在脑子中形成一个初步的印象
最后3-5分钟可以用来快速总结一遍刚刚做了什么。(如果可以的话,从因果角度分析,由最后你做的事情去审视你最初的动机,是否与现在相符
每个番茄时间25分钟,这个时长是不需要改变的。
每轮四个番茄时间的构成
每轮的第一个番茄可以用来回顾之前的工作
每轮的最后一个番茄可以用来对这一轮工作的总结
可以尝试大声朗诵或者复述给你的同伴听,那会是回顾和总结变得更加有效
有规律的回顾和总结能激发你的学习热情,促进你获得新的知识,温故而知新
第五阶段:制作一份作息时间表
作息时间表是一种自我约束
清楚的把工作时间和空闲时间区分开。
作息时间表岁对每日进程和结果的估测
运用番茄工作法,我们浪费了多少时间并不重要,重要的是我们完成了多少个番茄时间。
充分意识到作息时间表的重要性,--即已经浪费的时间已经浪费了,其余的时间安装作息时间表执行就行了,不要用英雄主义感情和对过去的内疚心理而让自己超量工作
特殊情况可以超负荷工作,但是不能超过五天
最完美的例子P30
实际工作时间和规定的工作时间不一定相符
时间对与番茄工作法是次要的,所以不用规定几点几点是工作时间,可以简单的用番茄数来便是,不论早晚,这样既包括了工作时间,又有了休息时间
优化作息时间表
一个全天都在学习的学生的时间表可能是8:30-12:30 和1:30-5:30
多少个番茄为一轮,取决于什么时候休息
每一轮中的番茄时间也可以进一步调整安排
安排作息时间表的关键是:要清楚的了解自己,怎样的安排对自己是最有效的。
作息时间表随着各种因素变化,比如季节。
其他可行阶段
要牢记简单两字,番茄工作法只需要铅笔、橡皮和纸,太多其他东西或者技巧都会影响你的效率,让事情变得复杂
记录档案的时候,越简单越好
在借助电子表格和数据库来记录档案之前,先搞清楚这些东西是否能够有效的帮助你提高,是不是比铅笔、橡皮和纸用起来更容易和更有效
如果你从档案中提取的信息处理起来很复杂很麻烦,请你自问,观察和处理这些信息是否有必要,如果是必要的,那么请你用最简单的工具,比如 excle
想象力和创造力能帮助你让负责的事情简单化
第三章 使用番茄工作法的注意事项
学习掌握时间:掌握这种工作法需要七到二十天
番茄时间的长短
时间长短相同的两个时间段是不同的,因为生活中有诸多不确定因素,时间段和时间段是不可比较。番茄时间必须是由继续不断的工作组成的,他代表的工作量,而不是单纯的几点到几点
番茄时间中,大脑必须有充足的活力、良好的思维能力 以及注意力集中
最佳番茄时间为20-35分钟,至多40分钟,经验告诉我们番茄时间以30分钟最为合适。
休息时间的长短
休息时间的长短取决于你的疲劳程度,在一轮番茄时间之后,休息时间应该是15-30分钟
每个番茄时间后的休息时间不能少于3-5分钟,至多可休息10分钟
每个番茄时间后休息超过5-10分钟也是不可取的,这会打乱番茄工作法的节奏
如果特别累,可以等到一轮番茄时间接手后 再延长休息时间
番茄工作法何以带给人们对时间全新的感觉,这会使人注意力高度集中
第一个25分钟似乎过得更慢了
经过了尝试,人们会对25分钟变得很敏感,及时没有时钟的提示也知道25分钟已经过了一半。
经过一周的尝试,人们也会感觉到番茄时间的最后5分钟,其实很多人在最后几分钟里都会觉得疲惫。
番茄计时器的声音
运行时的滴答声
响铃的声音
番茄工作法使用者刚开始的会觉得滴答声和响铃声特别凡人,但是使用一段时间事情会发生改变
声音变得平静 和谐了,这些声音和我们的工作很好的融合在一起
过来一段时间后,我们会听不到这些声音,甚至是响铃
减少对其他人的干扰
带闪烁和震动工具的番茄工作法手机软件 --XPlabs 开发
厨房用的带静音功能的电子计时器
番茄工作法PC版软件 aka soft-Pomodoro
番茄计时器的形状可以是多样的,苹果、梨子等
刚开始尝试的时候,可能会产生响铃焦虑,可能有两种人会产生这种焦虑
不习惯自律的人:对铃声的焦虑是来源于外界的监督,逼着他们服从
番茄工作法的目的不是实施任何形式的外界监督或者干涉,,它不是一种自律工具,是用来满足个人提高的需求的,而且必须被自觉地应用
对结果很在意的人:完美主义,认为番茄工作法是一种比较方法,不是和别人比就是和自己比
时间过的快还是慢都是表象,不能表明人们的工作进程或者工作效率,番茄工作法的首要任务是记录
经常出现的内部打断:努力完成一个没有打断的番茄时间,而后再一个一个的增加,重要的是不要减少,
下一个番茄时间我会做的更好
把精力放在当前的番茄时间上,完成了,就跳到下一个番茄时间。把注意力放在当下,而不是过去或者将来的空想
激发时间的具体连续性,并合理的安排时间的先后顺序
当你迷失 ,就停下来,用一个番茄时间去思考问题,重新安排工作计划,制定作息表,然后再继续工作
机械的计时器还是计时器软件
必须能够给他“上发条”,“上发条”这个动作宣告你已经开始着手工作了
必须能够发出鲜明的声音,并能很容易得从其他声音分辨出来。
提高估测能力
定量估测
人们往往会低估或者高估一个任务所需的工期,定量估测就是强调减少估测值和实际值之间的差距。
如果高估和低估达到平衡,就不会影响整体的进程
定性估测
减少不需要的任务来提高估测的质量
空闲时间不需要要番茄工作法
第四章:结论
颠覆对时间的依赖:时间不再是消极的一分一秒流失,它们是积极的。每一个番茄时间都代表着一次提高和改善的机会。时间过去地越多,你就越有机会改善自己
复杂的事情简单化
如果一项任务的估测值大约5-7个番茄,就打散它。
如果一项任务的估测值小于一个番茄,就把几个小任务组合成一个大任务
放轻松,劳逸结合
坚持自我观察和分析
每个番茄时间的头5分钟和后5分钟 要回顾自己先前完成的工作,让自己了解某一个特定的过程是否有效
每天接受都要记录一次数据
可持续的节奏
尊重工作时间 也尊重休息时间
确保足够的休息