- Principio de respeto al orden natural
- Principio de procedencia o respeto a los fondos
- Principio de respeto a la cultura
- Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede.
- Los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejó.
- Los tipos documentales y su relación con las series y subseries documentales establecidas.
- Las diferentes agrupaciones documentales que constituyen el fondo documental de la entidad.
- Principio de destino
- Principio de la estructura archivística
- Principio de restitución
- Principio funcional
- Principio de organización
- Principio de la estructura administrativa
- Principio de pertinencia
- Principio de respeto de la estructura administrativa
- Principio de respeto del orden administrativo
- Los documentos generados por una institución atraviesan por distintas fases según su edad, en las que varían sus valores, el tratamiento que reciben y el servicio que dan.
- Archivo de Gestión
- Archivo Central
- Archivo Intermedio
- Archivo Histórico
- Colecciones
- Está conformado por los documentos que han dejado de ser considerados como archivos corrientes, pero que no pueden, en razón de su interés administrativo, ser objeto de selección y eliminación.
- Es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometido a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
- Son éstos la base sustancial sobre la cual se ampara la propuesta, construcción y
actualización de las denominadas herramientas de archivo y control documental.
- Un conjunto de documentos de distinto origen, fecha, lugar y contenido acumulados de manera artificial, luego de haber sido extraídos de su contexto natural.
- Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que, por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
- Colección documental
- Colección facticia
- Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio del coleccionista, etcétera) y que por lo tanto no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia.
- Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservación o por su especial interés.
- Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficaz, eficiente y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización
- La unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares, en general.
- Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
- Son todas aquellas operaciones propias de la archivística, que permiten el tratamiento profesional de la documentación en cada una de sus edades y cuyo objeto de aplicación es proporcionar un procedimiento metodológico a los documentos, conducente a su organización, conservación, accesibilidad y recuperación de información en forma expedita, para los fines que les sean útiles.
- Producción
- Identificación
- Clasificación y ordenación
- Descripción
- Evaluación
- Difusión
- Organizacion de documentos
- Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
- Cuadro de clasificación
- Tabla de Retención Documental (TRD)
- Cuadro de Organización de Fondos
- Tabla de Valoración Documental (TVD)
- Su propósito es facilitar los procesos de las transferencias documentales (primarias y secundarias) y servir de guía para la conservación de las series documentales realmente necesarias y la eliminación de las que no lo son.
- Su creación obedece a las necesidades latentes de aquellos fondos de antigua data, o que han sufrido uno o varios procesos de intervención archivística y con calificación no satisfactoria.
- Instrumento que permite evaluar las agrupaciones (series o asuntos) a partir de unas cualidades individuales y no colectivas, pues cada uno de los expedientes que integran el fondo, poseen unas características (internas y externas) particulares y únicas en su elaboración.
- Instrumento que permite una correcta identificación y jerarquización del total de niveles en la estructura de un fondo.
- Organización de archivos
- Gestión documental
- Ciclo de vida de los documentos
- Pricipios archivísticos