archiver n'est une affaire d'outils mais d'abord une affaire de responsabilité
archivage à la croisée de 3 contraintes : temps, masse, et risques
explosion de l'information 1995-2015
frontière entre vie privée et vie pro de plus en plus flou
problématique : les échanges de mails constituent un risque pour l'entreprise, car chaque opérateur produit de la décision qui engage l'entreprise. Autrefois aucun courrier ne sortait de l'entrprise sans être visé par le chef, aujourd'hui tout le monde envoie des mails.
risques
valeur juridique : des mails n'est plus utilisée, l'auteur, l'intégrité du message ne sont plus contestés durant une procédure
hiatus entre éxigences juridiques probatoires et la pratique (le besoin de preuves sur le terrain) qui extremenent simplifié
il ne faut plus envisager le numérique comme support, mais comme environnement
d'où la nécessité d'avoir une politique d'archivage
la proplématique de la preuve = document
d'où l'importance de son archivage
paradoxe
90% de l’information échangée en entreprise passent par la messagerie
électronique », mais pourtant il ne s'est jamais autant produit et accumulé de papiers
distinguer
Données et documents
données structurées
données non structurées
transition entre non structuré et structuré
ce qui importe
Ce qui importe, pour l’archivage, c’est le document natif, celui qui
porte la validation de son auteur.
archiver, un geste simple
lieu d'archivage
archivage managérial = règles à respecter
tous les managers sont responsables dans leur service des documents reçus et envoyés au nom de leur entreprise
tout geste technique qui peut avoir un impact pour l'avenir doit être tracé
toute information inutile ou périmée doit être détruite
tous les objets utilisés doivent rester sous contrôle pendant leur durée de vie
tous les outils utilisés pour mettre en oeuvre ces règles doivent être contrôlés et gérés en lien avec ces règles
aujourd'hui on a souvent perdu de vue le cycle de vie d'un document