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S1_INTRODUCTION
- archiver n'est une affaire d'outils mais d'abord une affaire de responsabilité
- archivage à la croisée de 3 contraintes : temps, masse, et risques
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explosion de l'information 1995-2015
- frontière entre vie privée et vie pro de plus en plus flou
- problématique : les échanges de mails constituent un risque pour l'entreprise, car chaque opérateur produit de la décision qui engage l'entreprise. Autrefois aucun courrier ne sortait de l'entrprise sans être visé par le chef, aujourd'hui tout le monde envoie des mails.
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risques
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valeur juridique : des mails n'est plus utilisée, l'auteur, l'intégrité du message ne sont plus contestés durant une procédure
- hiatus entre éxigences juridiques probatoires et la pratique (le besoin de preuves sur le terrain) qui extremenent simplifié
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référence réglementaire : la loi du 13 mars 2000 reconnait la valeur probante à l’écrit électronique
- wikipedia
- il ne faut plus envisager le numérique comme support, mais comme environnement
d'où la nécessité d'avoir une politique d'archivage
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la proplématique de la preuve = document
- d'où l'importance de son archivage
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paradoxe
- 90% de l’information échangée en entreprise passent par la messagerie
électronique », mais pourtant il ne s'est jamais autant produit et accumulé de papiers
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distinguer
- Données et documents
- données structurées
- données non structurées
- transition entre non structuré et structuré
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archiver, un geste simple
- lieu d'archivage
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archivage managérial = règles à respecter
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tous les managers sont responsables dans leur service des documents reçus et envoyés au nom de leur entreprise
- ce qui importe
- Ce qui importe, pour l’archivage, c’est le document natif, celui qui
porte la validation de son auteur.
- tout geste technique qui peut avoir un impact pour l'avenir doit être tracé
- toute information inutile ou périmée doit être détruite
- tous les objets utilisés doivent rester sous contrôle pendant leur durée de vie
- tous les outils utilisés pour mettre en oeuvre ces règles doivent être contrôlés et gérés en lien avec ces règles
- aujourd'hui on a souvent perdu de vue le cycle de vie d'un document
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l'arbre de l'archivage managérial
- Fun-Mooc-paris10-CR2PA-S1H_P1_Arbre-archivage_texte-video.pdf
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bilbio
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> Les classiques
- CR2PA, Référentiel Archivage managérial, 2012 : télécharger le livre blanc
- Marie-Anne CHABIN, Archiver, et après?, Djakarta, 2007, chapitre 1 « Archiver, un geste naturel » : lire en ligne
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> Lectures souriantes
- La fragilité des entreprises en matière d’information, en chanson (2011) : lire le billet
- L’information guimauve, par Catherine LELOUP (2014) : lire le billet
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> Pour aller plus loin
- Philippe BAZIN, Messagerie électronique au bureau : ne pas confondre « perso » et « personnel », 2014 : lire le billet
- Catherine RENARD, Le document électronique à travers la jurisprudence depuis la loi du 13 mars 2000, 2014 : lire le billet
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S2 Quoi ? l'information à conserver
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pourquoi archiver ?
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de par la valeur du contenu et pas du support
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tous les contenus sont susceptibles d'êtres conservés
- supports numériques
- des objets tels que des échantillons (documentés)
- veiller à la durabilité du support/durée conservation de l'information
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3 grands types de documents à risques
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doc engageants juridiquement ou financièrement l'entreprise
- entreprise /collaborateurs
- entreprise/partenaires, CLT FRS
- à conserver pendant la durée de validité mais au delà pour prouver certaines choses
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les doc de mémoire et de contenu de connaissance
- importants pour l'innovation
- = Knowledge Record Managment = KRM
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les traces
- Sous-sujet 1
- caractéristiques de formes des doc
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bibliopgraphie
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> Document et typologie
- Suzanne BRIET, Qu'est-ce que la documentation ?, Paris, 1951 (Éditions Documentaires Industrielles et Techniques). Texte revu et mis en ligne en juin 2008 par Laurent Martinet : lire l'article.
- ARMA et alii, What is a record? : lire la réponse.
- Louise GAGNON-ARGUIN et Hélène VIEN, Typologie des documents des organisations. De la création à la conservation, Québec, Presse de l’Université du Québec, 1998.
- Louise GAGNON-ARGUIN et Sabine MAS, Typologie des dossiers des organisations : analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique. Sainte-Foy QC : Presses de l'Université du Québec, 2011.
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> Billets de blog
- Nathalie MORAND-KHALIFA, L’archivage managérial et le « KRM » (Knowledge & Records Management), 2012 : lire le billet.
- Marie-Anne CHABIN, La granularité de l’information, 2012 : lire le billet.
- Marie-Anne CHABIN, Le mètre linéaire, unité de mesure des archives, 2013 : lire le billet.
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> Document numérique, traces et diplomatique
- Roger T. PÉDAUQUE, Document : forme, signe et médium, les re-formulations du numérique, 2003 : lire l'article.
- Louise MERZEAU, Faire mémoire des traces numériques, 2012 : lire l'article.
- Marie-Anne CHABIN, Peut-on parler de diplomatique numérique ? Article publié en 2013 dans l’ouvrage Vers un nouvel archiviste numérique, sous la dir. de Valentine Frey et Matteo Treleani, (L’Harmattan), en ligne ici.
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S3 Cycle de vie de l'information et archivage
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processus de l'archivage managérial
- identifier l'information à risque
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la qualifier
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les doc de référence
- documents de responsabilité
- exemple
- les données comptables avec les pièces
justificatives associées
- 10 ans
- les contrats qui engagent l'entreprise sur
le moyen ou long terme
- longtemps après le terme du contrat
- les échanges avec les clients
- les documents de savoir-faire de notre métier
- les informations concernant les collaborateurs
- les doc sans importance ou de moindre importance
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lui donner une règle de vie
- on ne conserve que le doc de référence, qui doit être l'original.
- lorsque le doc passe du statut de moindre importance à doc de référence on parle de record creation
- piloter cette règle pendant toute la durée nécessaire
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cycle de vie
- phase d'élaboration
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phase de conservation
- intégrée aux diffrentes phases du processus de production
à la fin du projet
- archivage = processus à part entière
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notion de temps différé
- estimer, prévoir l'utilité d'un document plus tard danc un contexte difficile à prévoir
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durée de conservation
- cf réglementation
- cf besoins ent
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ne pas confondre durée conservation et durée validité
- un contrat résilié doit être conservé pour tracer ce qui s'est passé
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ne pas confondre durée de conservation et durée de prescription
- la prescription permet d'intenter une action, / à une action entreprise pas l'entreprise
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ne pas confoncre durée de conservation et durée d'utilité
- utilité n'est pas un terme bien défini
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bibliographie
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> Cycle de vie du document engageant et preuve
- CR2PA, L’archivage des mails ou les utilisateurs face aux mails qui engagent l’entreprise, Livre blanc, 2009 : télécharger le livre blanc
- Gordon E.J. HOKE, Records Life Cycle: A Cradle-to-Grave Metaphor, 2011 : lire l’article
- Marie-Anne CHABIN, Le records management : concepts et usages, première et seconde partie, Bibliothèque virtuelle (BIVI), Afnor, 2012 : découvrir l’article
- Isabelle RENARD, Premier arrêt de la Cour de Cassation sur la preuve électronique, Cour de Cassation, Civ. 2, 4 décembre 2008 (pourvoi n°07-17622), 2009 : télécharger l’analyse
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> Billets
- Décision Achats / Factea, Quels documents une entreprise doit-elle archiver?, 2012 : lire l’article
- Richard CAZENEUVE, Temps réel et temps différé, 2014 : lire le billet
- Arnaud BELLEIL, La traçabilité de l’individu mobile : vers la surveillance désirée, 2004 : lire le billet
- Marie-Anne CHABIN, Les durées de conservation et leurs maltraitances, 2013 : lire le billet