1. *KATEGORIE (Prozessschritt): 1. Eingangsverarbeitung
   1. *ANFORDERUNGSBEREICH (Aufgabe): 1.1. Digitale Antragsstellung und Einreichung
      1. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 1.1.1. Registrierung im Online Service-Bereich auf der Website
         1. Priorität: 1
         2. Agens (User oder System): Antragssteller
         3. Randbedingung: Die Zugangsdaten werden umgehend automatisch erstellt und zugesandt. Alternativ kann der/die Antragsteller/in ein Papierformular per E-Mail anfragen
      2. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 1.1.2. Ausfüllen Online-Formular Neueintrag im Online Service-Bereich
         1. Priorität: 1
         2. Agens (User oder System): Antragssteller
         3. Randbedingung: Der/die Antragsteller/in muss für einen Online-Zugang regsitriert sein
      3. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 1.1.3. Upload der aufgelisteten Dokumente im Online Service-Bereich
         1. Priorität: 1
         2. Agens (User oder System): Antragssteller
         3. Randbedingung: Es müssen alle Dokumente der Liste nach hochgeladen werden, bevor der Antrag abgeschickt werden kann (vorher ist der Sende-Button inaktiv). Hochgeladene werden mit grünem Häkchen markiert.
      4. *ANFORDERUNG (Aufgabe): ggf. Scannen per Post eingegangener Formulare und Dokumente
         1. Priorität: 3
         2. Agens (User oder System): Mitarbeiter/in
         3. Randbedingung: Nice2have, nur, wenn das System diese Funktion mitbringt, zeitlich auslaufende Anforderung
      5. Digital über den Online-Service-Bereich auf der Website statt postalisch oder per E-Mail
   2. *ANFORDERUNGSBEREICH (Aufgabe): 1.2. Änderung Stammdaten oder Dokumente
      1. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 1.2.1. ggf. Ausfüllen Online-Formular zur Änderung von Stammdaten (Adresse, Bankverbindung) im Online Service-Bereich
         1. Priorität: 1
         2. Agens (User oder System): Antragssteller
         3. Randbedingung: Der/die Antragsteller/in muss als Architekt oder Stadtplaner regsitriert sein
      2. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 1.2.2. ggf.l Upload neuer Dokumente im Online Service-Bereich
         1. Priorität: 1
         2. Agens (User oder System): Antragssteller
         3. Randbedingung: -
      3. *ANFORDERUNG (Aufgabe): ggf. Scannen per Post eingegangener Formulare und Dokumente
         1. Priorität: 3
         2. Agens (User oder System): Mitarbeiter/in
         3. Randbedingung: Nice2have, nur, wenn das System diese Funktion mitbringt, zeitlich auslaufende Anforderung
      4. Digital über den Online-Service-Bereich auf der Website statt postalisch oder per E-Mail
2. *KATEGORIE (Prozessschritt): 2. Daten- und Dokumentenvorverarbeitung
   1. *ANFORDERUNGSBEREICH (Aufgabe): 2.1. Automatische Erfassung der Antragsformulardaten zur teilautomatisierten Übernahme in die vorhandenen Sage-Eintragungsprozess und die Stammdaten in Sage
      1. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 2.1.1. Automatischer Adressen-Abgleich mit Stammdaten aus Sage
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): System
         3. Randbedingung: Dubletten-Prüfung von Antragsdaten mit in Sage gespeicherten Daten
      2. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 2.2.2. Übernahme der digital eingegangenen Antragsdaten in die Sage-Prozesse per Prüfworkflow
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Mitarbeiter/in
         3. Randbedingung: Vorschlag passender Datensätze via Dublettenprüfung oder Anlegen eines neuen Datensatzes, gesteuert von Mitarbeiter/in, der/die Datensätzen auch anpassen können.
      3. Durch Erweiterung der bestehenden Sage-Web-Schnittstelle
   2. *ANFORDERUNGSBEREICH (Aufgabe): 2.2. Automatische Dokumentenübernahme in neues ECM/DMS via Sage und die Sage-ECM/DMS-Schnittstelle
      1. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 2.2.1. Automatische Speicherung der Dokumente im ECM/DMS mit Zuordnung zum passenden Sage Adressdatensatz (s. 2.1.)
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): System
         3. Randbedingung: Die Dokumente müssen vom Sage-Datensatz eingesehen und aufgerufen werden können (Anpassung in Sage erforderlich)
      2. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 2.2.2. Automatische Indizierung der hochgeladenen und in das ECM/DMS eingespielten Dokumente für die Suche im ECM/DMS
         1. *Priorität: 2
         2. *Agens (User oder System): System
         3. Randbedingung: Mitarbeiter/innen sollen bei Bedarf manuell Metadaten ergänzen können
      3. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 2.2.3. Revisionssichere Archivierung der hochgeladenen im ECM/DMS
         1. *Priorität: 2
         2. *Agens (User oder System): System
         3. Randbedingung: Auf Knopfdruck oder automatisch nach Vorgangsabschluss
      4. E-Akten über neues ECM/DMS statt Papierakten
   3. *ANFORDERUNGSBEREICH (Aufgabe): 2.3. Komplette Vorgangsdokumentation mit Zuordnung aller Dokumente und E-Mails zu Sage-Datensatz (digitale Vorgangsakte)
      1. Mittels Sage-Erweiterung/Anpassung. Gibt es zur Zeit noch nicht
      2. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 2.3.1. Automatische Speicherung aller zum Vorgang versandten E-Mails mit Zuordnung zum passenden Sage Adressdatensatz (s. 2.1.)
         1. *Priorität: 2
         2. *Agens (User oder System): System
         3. Randbedingung: Für die Speicherung von aus Outlook versandter E-Mail müsste eine Outlook-Schnittstelle zur Sage eingerichtet werden. Ansonsten E-Mail-Versand aus der Sage.
3. *KATEGORIE (Prozessschritt): 3. Prüfung und Eintragung (komplett in Sage100)
   1. *ANFORDERUNGSBEREICH (Aufgabe): 4.1. Eintragung
      1. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Eintragung neues Mitglied
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      2. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Eintragung auswärtiger Dienstleister
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      3. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Eintragung Gesellschaft
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      4. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Eintragung Anwärter
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      5. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Antrag Prüfung
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      6. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Eintragung nach Prüfung
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
   2. *ANFORDERUNGSBEREICH (Aufgabe): 4.2. Änderung
      1. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Änderung Berufs./Mitgliedsstatus
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      2. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Eintragung weitere Fachrichtung
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      3. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Wiedereintragung
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      4. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Änderung Gesellschaft mit Ausschuss
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      5. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Änderung Gesellschaft
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      6. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Wiedereintragung auswärtige Architekten und Stadtplaner
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
   3. *ANFORDERUNGSBEREICH (Aufgabe): 4.3. Löschung
      1. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Löschung Mitglied
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      2. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Löschung Mitglied (verstorben)
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
         4. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Löschung Mitglied
            1. *Priorität: 1
            2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
            3. Randbedingung: ?
      3. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Löschung Gesellschaft
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
         4. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Löschung Mitglied
            1. *Priorität: 1
            2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
            3. Randbedingung: ?
      4. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Löschung auswärtiger Architekt und Stadtplaner
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      5. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Löschung auswärtiger Architekt und Stadtplaner (verstorben)
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
         4. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Löschung Mitglied
            1. *Priorität: 1
            2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
            3. Randbedingung: ?
   4. *ANFORDERUNGSBEREICH (Aufgabe): 4.2. Andere Beantragungen
      1. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Reduzierung Mitgliedsbeitrag
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
      2. *ANFORDERUNG (Aufgabe): Härtefallregelung
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Referat Eintrag
         3. Randbedingung: ?
   5. Fortlauf abhängig vom Prüfungsergebnis
      1. A. Bei negativer Prüfung: Nachfrage, Information, Nachbearbeitungs-/Nachforderungsbedarf per E-Mail an Antragsteller/in rückmelden
      2. B. Bei positiver Prüfung: Berichte für Ausschutzsitzung mit den Daten der Antragssteller/innen und Links zu den Formularen generieren
   6. Die Sage-Prozesse bleibt zunächst im Wesentlichen wie gehabt, nur werden Antragsdaten teilautomatisch eingelesen statt rein manuell eingetragen und als Prüfergebnis ein Bericht für die Ausschusssitzung oder Nachforderungs-/Nachfragerückmeldung an Antragsteller generiert (in Sage und/oder ECM/DMS)
4. *KATEGORIE (Prozessschritt): 4. Eintragungsabsegnung, Ausschusssitzung
   1. *ANFORDERUNGSBEREICH (Aufgabe): 4.1. Sitzung des Eintragungsausschusses
      1. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 4.1.1. wenn Sitzung vertagt, dann Status "vertagt" setzen
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Protokollführer/in
         3. Randbedingung: Erinnerung zur Neuterminierung?
      2. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 4.1.2. Bericht in der Sitzung durchgehen und Status des Antrags dann per Knopfdruck auf "Nachforderung", "Korrektur", "Storno" oder "Eingetragen" (=angenommen) setzen.
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Mitarbeiter/in
         3. Randbedingung: Vorzugsweise in neuem ECM/DMS, alternativ als Ergänzung in Sage.
      3. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 4.1.3. Automatisch erscheinendes Sitzungsptotokoll mit Textbausteinen ausfüllen (Name, Datum...) und ggf. Nachforderungen/Korrekturen/Ablehnungsgründe an den/die Antragsteller/in in Vorgangsakte speichern
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Protokollführer/in
         3. Randbedingung: Vorzugsweise in neuem ECM/DMS, alternativ als Ergänzung in Sage.
      4. Mit digitaler Begleitung durch Bericht aus dem vorhergehenden Prozessschritt. Zur Zeit noch ohne digitale Begleitung.
5. *KATEGORIE (Prozessschritt): 5. Rückmeldung an Antragssteller (z.Zt. manuell)
   1. *ANFORDERUNGSBEREICH (Aufgabe): 5.1. Ergebnis/ Rückmeldung an Antragsteller/in
      1. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 5.1.1. Information/Nachfrage/Nachforderung per E-Mail mit Link auf Online-Service-Bereich zusenden, wenn Eintragung nicht erfolgt
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Mitarbeiter/in
         3. Randbedingung: No Reply-Emai
      2. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 5.1.2. Urkunde automatisch generieren und in Service-Bereich hochladen, wenn Status "eingetragen"
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Mitarbeiter/in, vom System unterstützt
         3. Randbedingung: Fälschungssicheres PDF, änderungsgeschützt mit Zertifikat und Wassenzeichen.
      3. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 5.1.3. Begrüßungsschreiben teilautomatisch generieren und per E-Mail mit Link auf den Online-Service-Bereich zum Download der Urkunde an eingetragene zusenden
         1. *Priorität: 1
         2. *Agens (User oder System): Mitarbeiter/in, vom System unterstützt
         3. Randbedingung: Begrüßungsschreiben vorzugsweise in neuem ECM/DMS mit anpassbaren Textbausteinen und Stammdaten (Name, Adresse, Datum, Stadtplaner/in oder Architekt/in) aus Sage generieren; Über Sage versenden. Alternativ wie gehabt in Sage generieren.
      4. *ANFORDERUNG (Aufgabe): 5.1.4. Papierurkunde zusenden.
         1. *Priorität: 2
         2. *Agens (User oder System): Mitarbeiter/in, vom System unterstützt
         3. Randbedingung: NUR AUF EXPLIZITE NACHFRAGE PER EMAIL ODER TELEFON
      5. Teilautomatisiert mit neuem ECM/DMS und/oder Sage und erweiterten Online-Service-Bereich der Website