Una estructura organizacional define el modo en que se dividen, agrupan y coordinan los trabajos de las actividades. Hay seis elementos clave.
Especialización del trabajo
Describe el grado en que las actividades
de la organización se subdividen en trabajos separados. La esencia de la
especialización del trabajo es que en vez de que un trabajo completo sea hecho
por un individuo, se descompone en cierto número de etapas para que cada una
de éstas las efectúe una persona. En esencia, los individuos se especializan en la
realización de una actividad en lugar de toda ésta.
Departamentalización
La base para
agrupar los puestos se llama departamentalización.
Una de las maneras más populares de agrupar actividades es por las funciones realizadas.
Un gerente de manufactura tal vez desee organizar una planta por medio de
separar a los profesionales de la ingeniería, contabilidad, manufactura, personal y
suministro en departamentos comunes. Por supuesto, la departamentalización por
funciones se puede usar en todo tipo de organizaciones. Solo cambian las funciones
a fin de que reflejen los objetivos y actividades de la organización.
Cadena de mando
La
cadena de mando es una línea ininterrumpida de autoridad que desciende del
máximo nivel de la organización al escalón más bajo, y aclara quién reporta a
quién. Responde preguntas de los empleados tales como “¿A quién acudo si tengo
un problema?”, y “¿Ante quién soy responsable?”
No es posible analizar la cadena de mando sin analizar dos conceptos complementarios:
la autoridad y la unidad de mando. La autoridad se refiere a los derechos
inherentes a un puesto directivo para dar órdenes y esperar que éstas se obedezcan.
Para facilitar la coordinación, se asigna a cada puesto de dirección un lugar en la
cadena de mando, y cada directivo recibe cierto grado de autoridad a fin de que
cumpla con sus responsabilidades. El principio de unidad de mando ayuda a preservar
el concepto de una línea ininterrumpida de autoridad. Establece que una
persona debe tener un superior, y solo uno, ante quien es directamente responsable.
Extensión del Control
¿Cuántos empleados puede dirigir con eficiencia y eficacia un gerente? Esta pregunta
sobre la extensión del control es importante porque determina en gran
medida el número de niveles y gerentes que tiene una organización. Si todo lo
demás permanece igual, entre más amplia o profunda sea la extensión, más eficiente
es la organización.
Centralización y descentralización
En ciertas organizaciones, son los altos directivos quienes toman todas las decisiones,
y los gerentes de bajo nivel sólo ejecutan las directivas de ellos. En el otro
extremo, hay organizaciones en las que la toma de decisiones es llevada hacia abajo,
con los gerentes que están más cerca de la acción. Las primeras organizaciones
están muy centralizadas, las segundas están descentralizadas.
El término centralización se refiere al grado en que la toma de decisiones está concentrada
en un solo punto de la organización. El concepto solo incluye la autoridad
formal –es decir, los derechos inherentes a la posición de alguien. Es común decir que
si es la alta dirección la que toma las decisiones claves con pocas aportaciones, o ninguna,
del personal de los niveles inferiores, entonces la organización está centralizada.
En contraste, entre más participa el personal de los niveles bajos o tiene la facultad de
tomar decisiones, más descentralización hay.
Formalización
La formalización se refiere al grado en que se encuentran estandarizados los puestos
en una organización. Si un puesto está muy formalizado, entonces en el trabajo
respectivo hay una cantidad mínima de libertad para lo que se hace, cuándo se
hace y cómo se hace. Se espera que los empleados siempre manejen las nuevas llegadas
de trabajo en exactamente la misma forma, lo que da como resultado una
producción consistente y uniforme. Hay descripciones explícitas del puesto,
muchas reglas organizacionales y procedimientos definidos con claridad que
cubren los procesos de trabajo en las organizaciones en las que hay mucha formalización.