1. B1 = Behov med id 1. Behoven kan delas av flera målgrupper, vilket syns i att id:t återkommer Å1 = Åtgärd med id 1. Åtgärder kan förekomma som lösningar på flera behov. Ljusgrå åtgärder är digitala åtgärder. Ljusblå är sådant som behöver lösas organisationsmässigt. Ljust orange åtgärder har koppling till andra system
2. Systemet måste hela tiden lära sig för ge kunden ett bättre och bättre stöd och förstå var svårigheterna ligger
3. Effektmål (varför vi ska göra det här): 1. Nöjdare kunder 2. Ökad effektivitet i handläggningen 3. Ökad kunskap hos kunderna om Uppsala kommuns handläggningsprocess 4. Bättre arbetsmiljö för medarbetare
4. Målgrupper - de som skapar den önskade effekten
   1. Kunden
      1. Ska ansöka: "Jag vill ju bara veta vad som gäller för mitt projekt"
         1. B1. Ska lämna in en komplett ansökan / Behöver känna en trygghet i att min ansökan är komplett
            1. Å5. Se till att få in så mycket information (ställa frågor) om ärendet att det är möjligt att ge information om vilka handlingar och tillstånd som behövs för det specifika ärendet. Om det inte är möjligt så måste information ges om att man behöver ta personlig kontakt och hur.
            2. Se till att handläggarkontakt alltid blir med handläggare som arbetar med den specifika typen av ärenden (ex inom/utom detaljplan)
            3. Å6. Visa vägen i anskaffning av handlingarna
            4. Å7. Informera om format och kvalité för handlingarna
            5. Å8. Anpassa själva ansökan till det specifika ärendet
            6. Å27. Kunna spara alla handlingar i projektet och senare ansökan
            7. Bryta ut kontrollen av en komplett ansökan (kanske innan själva ansökan) så att kunden vet att ansökan är komplett redan innan man ansöker
            8. Å31.Ställa ytterligare frågor och ge påminnelser som är kopplade till vanliga felaktigheter för det specifika ärendet
            9. Å32. Ge exempel på hur handlingarna ska se ut för det specifika ärendet
         2. B2. Behöver kunna koordinera/samordna med hantverkare och andra aktörer(underleverantörer) på ett smidigt sätt
            1. Å3. Göra det möjligt för kunden att ge andra åtkomst till informationen gällande ärende/ärenden (närstående, ombud, handläggare)
            2. Endast en kontakt inom kommunen under hela ärendeprocessen
            3. Å29. Göra det möjligt för de med åtkomst att ge/lämna information/handlingar i ärendet
            4. Å33. Göra det möjligt för kunden att ta bort åtkomst gällande ärende/ärenden
         3. B3. Vill snabbt komma igång med sitt projekt
            1. Å9. Informera om (max) tid för handläggningen
            2. Ta fram/utarbeta en maxtid för att ta reda på och informera om att ett ärende är komplett eller inte
            3. Å10. Informera om tid för att anskaffa handlingar och tillstånd
            4. Å14. Informera om eventuella övriga händelser som påverkar/kan påverka tiden
         4. B4. Vill veta vad det hela kommer att kosta
            1. Å11. Informera om kostnad för att anskaffa handlingar och tillstånd
            2. Å12. Informera om kostnad för att handlägga ett ärende
            3. Å13. Informera om eventuella övriga kostnader som kan tillkomma
         5. B5. Behöver veta om det behövs en ansökan ens
            1. Å30. Se till att få in så mycket information (ställa frågor) om ärendet att det är möjligt att ge information om att en ansökan behövs eller inte
            2. Å38. Ge svar på vad som inte är en ansökan men som kunder tror är en ansökan om lov/anmälan
         6. B6. Ska ha grundläggande kunskap om kommunens handläggningsprocess för att få en förståelse för vad det innebär
            1. Å26. Särskilja på ärendespecifik och generell information. (Generell information ska kunna ges utan frågor och utan om och men)
            2. Å25. Visa hur kommunens handläggningsprocess ser ut och varför både på en generell nivå och mer detaljerat utifrån det aktuella projektet
         7. B8. Vill veta om man kan göra på alternativa sätt och hur det skulle påverka utfall, tid och kostnad
            1. Å15. Visa hur andra har gjort?
            2. Å16. Göra det möjligt att ändra på givna uppgifter och ta del av utfallet (lov/anmälan/inget, kostnader, tid, process)
            3. Å17. Ge tips & råd av typen: energisnålare om...
            4. Å20. Göra det möjligt att lägga till och ta bort ärenden i ansökan
         8. B9. Behöver återkommande tillgång till all information (gällande sitt projekt/ärende) på ett snabbt och smidigt sätt
            1. Å18. Göra det möjligt att spara allt gällande ärendet?
         9. B10. Vill veta om det alls är någon idé att söka ens
            1. Å4. Ge tillgång till att söka mot information som finns i karta, detaljplaner och översiktsplaner
         10. B11. Behöver snabbt kunna få svar på mer avgränsade generella frågor
             1. Å19. Göra det möjligt att snabbt hitta mer avgränsade och generella delar gällande bygglovshantering (tex vad är en detaljplan)
         11. B12. Ska bli styrd mot lugnare perioder för sin ansökan
             1. Å21. Ge information om vilka perioder som det är lugnare att ansöka för min typ av projekt
         12. B14. Vill känna att mitt ärende hanteras rättvist och tryggt eftersom det betyder mycket för mig (emotionellt och/eller ekonomiskt och/eller ansvarsmässigt)
             1. Å1. Informera om den ordning som ärenden handläggs i
             2. Å2. Visa se vad som kommer att hända eller kan komma att hända med ärendet
             3. (Å1) Upprätta en intern ordning för hur ärenden handläggs
             4. Å22. Ge information som bidrar till förståelse om varför vissa projekt tar längre tid än andra
         13. B7. Vill slippa kostsamma förseningar (är detta egentligen andra delen av B1?)
             1. Å25. Visa hur kommunens handläggningsprocess ser ut och varför både på en generell nivå och mer detaljerat utifrån det aktuella projektet
         14. B23. Vill veta vad andra ansökt om att få göra i ett område för att kunna ta ställning till om man ens vill göra något där
             1. Å34. Kunna söka ut ansökningar för ett visst område
         15. B24. Behöver kunna planera sitt projekt
             1. Å9. Informera om (max)tid för handläggningen
             2. Å25. Visa hur kommunens handläggningsprocess ser ut och varför både på en generell nivå och mer detaljerat utifrån det aktuella projektet
         16. B25. Behöver kunna komplettera sitt ärende
             1. Å35. Göra det möjligt att lägga till (och ta bort?) handlingar i ansökan
         17. B26. Behöver kunna ändra sin ansökan
             1. Å20. Göra det möjligt att lägga till och ta bort ärenden i ansökan
             2. B26. Behöver kunna ändra sin ansökan
             3. Å20. Göra det möjligt att lägga till och ta bort ärenden i ansökan
         18. B27. Behöver kunna hitta/känna igen sitt ärende/"sitt projekt"
             1. Å36. Visa bilder på olika typer av ärenden så att man lätt hittar sitt projekt
             2. Å37. Gruppera alla ärenden
      2. Väntar på besked: "Varför hör de inte av sig? Ska jag ringa kanske?"
         1. B2. Behöver kunna samverka och samordna med hantverkare och andra aktörer på ett smidigt sätt
            1. Å3. Gör det möjligt att ge andra åtkomst till informationen gällande ansökan (närstående, ombud, handläggare)
            2. Endast en kontakt inom kommunen under hela ärendeprocessen
         2. B9. Behöver återkommande tillgång till all information gällande sitt projekt/ärende
            1. Å29. Möjlighet att komma åt sitt sparade ärende
         3. B16. Vill känna att mitt ärende hanteras rättvist och tryggt
            1. Å23.Ge information om allt som hänt hittills i ärendet med motivering
            2. Å24.Ge information om var i processen mitt ärende befinner sig nu
            3. Å28.Ge en överblick över hela processen för ärendet (inkl. vad som kommer att hända)
   2. Handläggaren: "Att slippa samtal om vad som händer och arbete med kompletteringar skulle underlätta mycket"
      1. B17. Behöver kunna uppdatera regler i systemet
      2. B18. Behöver kunna uppdatera systemet
      3. B20. Behöver få in kompletta ärenden och rätt typ av ansökningar
         1. Å31.Ställa ytterligare frågor och ge påminnelser som är kopplade till vanliga fel för det specifika ärendet
         2. Å5. Se till att få in så mycket information (ställa frågor) om ärendet att det är möjligt att ge information om vilka handlingar och tillstånd som behövs för det specifika ärendet. Om det inte är möjligt så måste information ges om att man behöver ta personlig kontakt och hur.
         3. Se till att handläggarkontakt alltid blir med handläggare som arbetar med den specifika typen av ärenden (ex inom/utom detaljplan)
         4. Å6. Visa vägen i anskaffning av handlingarna
         5. Å7. Informera om format och kvalité för handlingarna
         6. Å8. Anpassa själva ansökan till det specifika ärendet
         7. Å27. Kunna spara alla handlingar i projektet och ansökan
         8. Bryta ut kontrollen av en komplett ansökan (kanske innan själva ansökan) så att kunden vet att ansökan är komplett redan innan man ansöker
         9. Å31.Ställa ytterligare frågor och ge påminnelser som är kopplade till vanliga fel för det specifika ärendet
         10. Å32. Ge exempel på hur handlingarna ska se ut för det specifika ärendet
         11. Behöver ha en dialog med kunden kring ärendet/ärendena redan innan ansökan gjorts
      4. B21. Framförallt oerfarna handläggare behöver stöd i hur man gjort tidigare
         1. Å32.Kunna se hur man gjort tidigare i liknande fall
5. Andra system som det behövs integration eller utbyte med, alternativt ersätta 1.MittBygge.se 2.Ärendehanteringssystem 3.Detaljplaner 4.Översiktsplaner 5.E-arkiv 6.BIM