1. ARTICULO 1°
    1. Ordenar a todos los vigilados que sean objeto de inspección, control y vigilancia por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio,de conformidad con lo previsto en la ley y demás disposiciones aplicables, cumplir con la normatividad archi vística nacional y asegurar la adecuadaproducción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, indepen dientemente del soporte en que se produzcan dentro del desarrollo de su objeto social, de manera que se garantice la disponibilidad de la información para laconsulta por parte de la Administración, los agentes del Estado y de la ciudadanía en general.
  2. ARTICULO 2°
    1. Los vigilados cuya inspección, control y vigilancia corresponde a la Super intendencia de Industria y Comercio deberán contar con archivos institucionales técnica mente organizados y dotados, de forma que se facilite el cumplimiento de la normatividad asociada a la materia.
  3. ARTICULO 3°
    1. Los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la Super intendencia de Industria y Comercio, deberán elaborar, adoptar eimplementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, así:
      1. a) Programa de gestión documental
        1. b) Tablas de retención documental
          1. c) Cuadro de clasificación documental
          2. d) Tablas de valoración documental
          3. e) Reglamento interno de archivo
  4. ARTICULO 4°
    1. La organización de los archivos deberá realizarse a partir del cuadro de clasificación documental y de las tablas de retención documental,mediante la conformación de expedientes agrupados en series y sub series documentales, atendiendo el principio de procedencia, el orden original y el ciclo vital de los documentos, independientemente del soporte en el cual se encuentren, tal como lo señala la Ley 594 de 2000.
  5. ARTICULO 5°
    1. Los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio deberán contar con un comité interno de archivo o una instancia equivalente,en la cual se adopten las decisiones relativas a la gestión documental de la respectiva empresa o institución.
  6. ARTICULO 6°
    1. En la implementación de los programas de gestión documental se podrá contemplar el uso de nuevas tecnologías de la información,empleando para ello cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático para la producción, conservación y servicios documentales de archivo, siempre que quede garantizada la organización archivística, la autenticidad, ulterior consulta e integridad, así como la interoperabilidad de los sistemas de seguridad y perdurabilidad de la información, el ciclo vital de los documentos, la posibilidad de reproducción, y el funcionamiento razonable del sistema, durante el tiempo establecido en las tablas de retención documental para cada una de las series documentales.
  7. ARTICULO 7°
    1. Con el objeto de facilitar el control, consulta y acceso oportuno a los documentos de archivo producidos en el desarrollo del objeto social delos vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio deberán desarrollar programas de descripción documental basados en la norma internacional de descripción archivística -ISADS(G)-, así como en la NTC 4095 de 1997, expedida por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas de Certificación -ICONTEC.
  8. ARTICULO 8°
    1. De conformidad con la aplicación de las normas vigentes y siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación,sobre la eliminación de documentos de archivo, esta sólo podrá realizarse con la autorización del respectivo comité interno de archivo o su instancia equivalente de cada institución, del proceso se levantará un acta a la cual se adjuntará un listado de los documentos cuya eliminación haya sido autorizada.
  9. ARTICULO 9°
    1. Las tablas de retención documental adoptadas por los vigilados sometidos a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio deberán remitirse a la Dirección Administrativa -Centro de Documentación e Información-, dependencia responsable de la función archivística de esta Superintendencia, quien dará el tratamiento que el Archivo General de la Nación determine.
  10. ARTICULO 10°
    1. Cuando se supriman, liquiden o fusionen instituciones privadas vigiladas por esta Entidad, la institución privada deberá proporcionar el recurso humano, así como los medios físicos, tecnológicos y económicos que se requieran para la adecuada conservación, organización,administración y consulta de sus documentos.
  11. ARTICULO 11°
    1. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá realizar en cualquier momento visitas de inspección, control y vigilancia con el fin de verificar el cumplimiento de la normativa establecida en la ley.
  12. ARTICULO 12°
    1. La presente resolución otorga plazo hasta el 31 de octubre de 2015, para que las empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados.