Réussir à synthétiser des centaines de pages d'information en très peu de temps représente souvent un véritable défi pour les professionnels travaillant avec des données complexes.

Nous avons découvert l'histoire fascinante d'une avocate spécialisée dans le pénal, qui s'est vu confier la tâche de résumer plus de 2 500 éléments d'un dossier d'instruction en seulement quelques minutes. Son objectif : présenter de façon claire et efficace l'essentiel du dossier devant le comité de direction de son client.

Grâce à Xmind, cette experte est parvenue à surmonter avec brio ce challenge hors du commun. Dans cet article, nous vous proposons d'explorer comment cette solution l'a aidée à prendre du recul sur la masse de données et à en extrayre les informations clés de manière visuelle.

Comment j'ai résolu l'impossible en 5 heures de travail acharné ?

"Juliette, j’ai besoin de comprendre tout le dossier d’instruction en 5 minutes.

Wahouuuuu, le challenge ! Comment dire ? 2 567 cotes (oui un dossier d’instruction est numéroté en cote) en 5 minutes, t’es sérieux ? (Bon, j’ai pas répondu ça à mon client mais je l’ai pensé très fort).

D’abord, c’est qui ce client ? *Ce client, c’est un directeur juridique qui devait présenter au COMEX l’état de la procédure pénale. *

C’était quoi sa contrainte ? Faire comprendre ce dossier d’instruction de 2 567 cotes et ses enjeux en 5 minutes à son COMEX. Le COMEX c’est pas toujours des rigolos qui y sont et surtout ce sont des gens pressés. Ils ne sont pas là pour t’écouter pendant 3h00. Ils sont là pour tout comprendre en 5 minutes chrono et prendre la bonne décision, fondée sur tes explications et recommandations.

Moi, c’était quoi ma contrainte ? Trouver une solution pratique pour mon client pour lui permettre lui de tout comprendre en 10 minutes pour ensuite tout expliquer en 5 minutes au COMEX.

Tu suis toujours ?

Donc bon, j’engage ma réflexion à 17h00 (oui parce qu’il me prévient à 16h10 pour le lendemain 8h00 - ne faites pas ça quand c'est possible, c’est très désagréable, c’est créé de l’urgence pour de l’urgence).

Un mémo ? Trop long, pas assez pédagogique Un résumé par thèmes ? Trop long, pas assez visuel Un résumé en legal design ? Pas assez de temps

Bon… j’ai fini par ouvrir Xmind et là, j’ai bûché pendant 5h00 (oui de mon côté, je connaissais le dossier évidement) et ça a donné un rendu de dingue !

Client : ultra satisfait

Comex : ultra satisfait

Moi : ultra satisfaite

--- Extrait du post LinkedIn de Juliette Chapelle

Son parcours professionnel

Juliette Chapelle : Je suis avocate pénaliste depuis 10 ans. J’ai travaillé pendant 3 ans et demi au sein du département contentieux du cabinet américain Cleary Steen & Hamilton. Puis, en 2016, j’ai fondé le cabinet d’avocats pénalistes Chapelle Avocat. J’ai développé une expertise particulière sur les dossiers complexes en matière pénale que ce soit en droit pénal des affaires ou en droit pénal des personnes, notamment les cold cases. Je suis maintenant associée d’un cabinet que j’ai récemment créé avec Sophie Elias et qui s’appelle Le Kbinet. Nous sommes spécialisés en droit pénal des affaires et droit social.

Le quotidien d'une avocate pénaliste

Juliette Chapelle: Dans mon exercice professionnel, je suis toujours confrontée aux dossiers volumineux et aux demandes urgentes. Cela demande un esprit vif et une bonne capacité d’analyse ainsi que des outils pratiques. Les premiers réflexes c’est de dégager de grandes thématiques, puis ensuite de trier les informations pour les analyser. Xmind a donc toute sa place dans mon exercice professionnel, c’est un outil précieux.

Par exemple, nous traitons les cold cases à l’aide du logiciel Xmind. Les cold cases sont des dossiers anciens qui regroupent généralement des milliers de documents d’enquête et où plusieurs pistes criminelles ont pu être explorées. Analyser ces dossiers avec Xmind nous permet de synthétiser, schématiser et d’avoir les informations utiles rapidement. C’est également une aide pour la compréhension des dossiers pour nos clientes.

Un autre exemple est celui d’une directrice juridique qui m’a appelé la veille d’une réunion avec toute la direction de l’entreprise dont l’un des sujets était l’information judiciaire en cours. J’ai utilisé Xmind afin de présenter le dossier, les éléments à charge et à décharge et les enjeux futurs. Cette présentation avec Xmind a permis à tous les membres du board de s’approprier rapidement le dossier et d’en comprendre les enjeux juridiques, financiers et politiques pour l’entreprise.

Un outil devenu incontournable

Juliette Chapelle: Xmind permet de présenter une multitude d’informations complexes de manière thématique, pédagogique et ordonnée. Cela permet de présenter en une image un ensemble d’informations et à l’auditoire de comprendre facilement les thèmes et les liens entre les informations. Cela facilite l’assimilation de ces informations tout en permettant à l’auditoire de rester concentré sur ce qui est dit par l’intervenant.J’apprécié beaucoup la possibilité de hiérarchiser les idées et de pouvoir très rapidement réaliser des cartes mentales impactantes.

Le process de travail détaillé

Juliette Chapelle: J’ai un processus de travail en 3 étapes :

• Récolte des informations
• Définition des thématiques
• Tri des informations

Le respect de ces 3 étapes permet ensuite de mener une analyse plus facilement qu’avec des mémos ou des tableaux. Il suffit ensuite d’utiliser les fonctionnalités de Xmind pour soit effectuer un organigramme (par exemple, sur les dossiers complexes en matière pénale où plusieurs personnes sont mises en cause), regrouper les informations concernant telle ou telle procédure ou encore effectuer des liens entre les différentes idées et les hiérarchiser.

Une présentation qui convainc

Juliette Chapelle: Le client et le COMEX ont très bien réagi car cela leur a permis de comprendre en moins 10 minutes où étaient les enjeux du dossier pénal. Ils étaient bluffés par cette présentation.

Un conseil avisé

Juliette Chapelle: Je recommande Xmind les yeux fermés. C’est un outil qui est devenu indispensable dans mon travail, notamment dans les informations judiciaires qui sont souvent complexes et longues. Cela permet concrètement de trier les informations et de les hiérarchiser au fur et à mesure de la procédure. Je compte également l’utiliser dans les formations que j’anime sur la gestion du risque pénal du dirigeant d’entreprise.

Des astuces à partager

Juliette Chapelle: Xmind est un logiciel qui permet de laisser libre cours à son imagination en terme de présentation tout en présentant un cadre clair. Le meilleur moyen de trouver la formule magique est de tester, tester et tester pour ensuite améliorer ses présentations afin de les rendre toujours plus claires, plus pertinentes et plus pédagogiques.