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マインドマップで時間管理を行う方法

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マインドマップで時間管理を行う方法

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一日一日を無意識に無駄にしてしまって目標を達成することは不可能に近いのですね。

しかし、多くの人にとって、自律で生産性の高い日々を送るのはかなり難しいです。

皆さんは、「そのカエルを食べてしまえ!」という本をご存知でしょうか?カエルとは重要で大変そうに見える仕事です。大きなカエルを食べるのは気が重いと思っているので、大変な仕事をやり遂げるために、仕事を細かいタスクに分ける必要があります。しかし、それは想像より難しいです。このとき、マインドマップがおすすめです!マインドマップを使って時間管理を行いたい方は、ぜひ本記事を最後までお読みください。


時間管理ができない原因

ネットで時間管理を検索すると、時間管理とは、有効性、効率性、生産性を高めるために、特定の活動に費やす時間を計画し、意識的にコントロールするプロセスと指摘しています。つまり、時間管理とは、自分にとって重要なことに貴重な時間を使うことなのです。

では、なぜ私たちは時間管理が苦手なのでしょうか?私たちは自分にとって重要なことに時間を使いたいと思うのではないでしょうか?

通常、時間管理ができない人は、時間が有限で貴重な資源であることを意識していなかったです。例えば、日常で断片化された時間を使って、TikTOkで遊んでいます。気づいたら、1日が終わってしまって、気がイライラしています。

また、先延ばし癖がある人は、時間管理が苦手の可能性もかなり高いです。

さらに、日常生活では、仕事量が急増すると、時間が足りなくなり、「時間管理ができていない」と自分を責めてしまいます。上記のような状況に陥ったことはありませんか?実は、時間管理がうまくいっていないと感じる原因のひとつは、仕事の優先順位、重要度をつけていないことが挙げられます

マインドマップを使って時間管理を行う必要がある?

マインドマップには情報を整理するのに役に立つツリー図があります。それは、時間管理の武器です。ただし、注意を払うのは、マインドマップが手法です。一番重要なのは、あなたの考えや行動力です。

マインドマップ、スプレッドシート、または単にホワイトボードとマーカーを使って、あなたの時間を効率的に管理しましょう!

時間管理をマインドマップで行うメリット

マインドマップを使って時間管理を実行する理由は以下の通りです。

  1. スケジュールやタスクの全体像を示す 

マインドマップを使って、タスクの重要度や優先度の全体像を視覚化にすることができます。完成した仕事を一目瞭然になります。タスク漏れの不安を解消することもできます。

  1. 操作性の高い、考えすぎる癖から解放される

EnterキーまたはTabキーを押して、トピックを追加できます。また、マーカーを使って、タスクの重要度、優先度が見える化ようになります。日々の業務やタスクに追われても、マイスペースで業務を処理します。

  1. 優れた互換性を持つ

ほぼ全てのマインドマップソフトウエアは、エクスポートとインポート機能が備えています。Xmindでは、MSWord、Excel、またはEvernoteにエクスポートできます。他のソフトでXmindファイルを導入することも可能です。

マインドマップで時間管理を行う方法

そろそろ時間管理をマインドマップで行う方法についてご紹介していきます。

ステップ01:自己省察を行う

まず、仕事から個人活動に至るまで、自分がやっているタスクを書き出してみましょう。そして、それらのタスクに対して、第一レベルから下位レベルへ、優先順位をつけます。

全てのタスクを書き出す

タスクの優先度や重要度を付ける

必要であれば、優先順位を説明するために、吹き出しを入れて、説明することもできます。

マインドマップにタスクに関する吹出しを入力する


** 関連マインドマップテンプレート** :4つ領域図


ステップ02:目標設定

次に、このマインドマップを別のシートにコピーし、些細なタスクを削除します。タスク管理も時間管理の一部でもあります。無駄なことに時間を費やすことを避けます。

Delete trivial tasks, as attention management is also part of time management.

それぞれのタスクに対して、実行のハードルさ、目標と期限を書き出します。

After finishing the goal listing, get down to detail steps for each goal.

ステップ03:戦略策定

各タスクに対応する実行を書います。どのように始めるかを考えることは、困難なタスクに対処する上で非常に重要です。ストレスを和らげ、物事を困難なものから達成可能なものに変えてくれるのです。

マインドマップのトピックを追加する

第1歩を踏み出す対策を書く

ステップ04:明日の計画を立てる

全体像に戻り、毎晩仕事が終わったら、「目標と戦略」シートを複製します。

新しいシートには、計画を立てる日付の名前をつけます。

次に、第3レベル(実行可能で詳細なタスク)に焦点を当てます。それらを第1レベルに移動させます。

その他の重要でない点を削除し、最終的な整理を行います。

明日のToDoリストができあがります。画像をクリックすると、テンプレートをダウンロードできます。

明日のToDoリストに焦点を当てる

その他の重要でない点を削除し、最終的な整理を行います。

その他の重要でない点を削除し、最終的な整理を行う

明日のToDoリストができあがります。画像をクリックすると、テンプレートをダウンロードできます。At night, sit down and drag-and-drop tasks you want to focus tomorrow.


tips

MCII

実行意図の形成手段としてのMCII を採用しています。

MCII (Mental contrast with implementation intentions) は、心的対比を行った後、思い浮かべた妨害要因に打ち勝つための実行意図を形成します。

MC とは、ポジティブな未来像(自分の目標)とネガティブな現実(障害物)の対比を意味します。 例えば:

  • 🥅 目標:: "明日、ブログの記事を書き上げる" 
  • 😩 ネガティブな現実: "朝、メールをチェックしたり、ニュースを見たりした" 

IIは、ロードブロックに対するあなたのタックルです。上の例の場合、こう書きます。

  • 😩 ネガティブな現実: "メールをチェックするときにうろうろした"
  • 🎯 実行の意図: "メールをチェックする前に2分間のアラームをセットする "

それぞれの目標に対して、複数のネガティブな現実があります。そして、ネガティブな現実と実行意図の間でも同じことが言えます。

ネガティブな現実に対して、実行可能で現実的なカウンターアタックを考える必要があります。MCもIIも、HowWhen, and Whereを含めて具体化する必要があります。


ステップ05:毎日のモニタリング

一日の始まりはタスクリストの確認から!

Toggl, RescueTime, Hubstaff 時間管理の最適なツール

カエルを食べる (最も難しく重要なタスクをやり遂げる). 大変そうですね。タスクの全体像と目標に目を向けて、毎日の小さな努力を積み重ねって、目標達成へと導いてくれるはずです。


tips

四週間をやり続けてください

時間管理はかなり難しいことですけど、習慣を身につけるまでやり続けてください。2014年に行われた調査は、4週間の時間管理をおこなった学生が2週間を行った学生より時間管理の能力を大幅に高まり、学業へのストレスがより少ないと報告しました。また、調査によりますと、最初の二週間に時間管理をやめた学生数が50%割合があったという残念な事実を指摘しました。最初の2週間は持続するのは難しいですけど、頑張ってください。


時間管理テンプレート

時間管理に関するもっと多くのテクニックは、以下のマインドマップを参考にしてください。👇

そのカエルの食べ方:先延ばしをやめるための21の原則

そのカエルの食べ方:先延ばしをやめるための21の原則

タスクの優先度と重要度をつける

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タイムマネジメントのコツ

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タイムマネジメントのテクニカル

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最後に

日々の仕事をこなすため、時間管理を習慣化する必要は言うまでもありません。時間管理は、理論的にはとてもシンプルですが、案外難しいものです。そのため、Xmindという時間管理に役に立つツールがおすすめです!😎

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fumi
Dec 30, 2022
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