Der Trend zur Remote-Arbeit hat sich 2015 beschleunigt, und in den letzten drei Jahren wird Remote-Arbeit als Reaktion auf COVID-19 immer beliebter.

Xmind ist ein kleines, aber agiles Team mit Kollegen im In- und Ausland. Online-Meetings finden an verschiedenen Orten und sogar in verschiedenen Zeitzonen statt. Wie können wir gemeinsam im gleichen Tempo vorankommen und das Beste aus den Kollegen machen? Wir sprachen mit mehreren Kollegen und kombinierten unsere Erfahrung mit der von 37Signals, um eine effektivere Remote-Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Wie profitieren wir von Remote?

Bevor wir damit beginnen, schauen wir uns beide Seiten von Remote genauer an, und warum es eine Option mit immer mehr Anhängern wird.

Für Angestellte bringt Remote:

• Wenige Pendelzeit, aber unabhängige und flexible Arbeitszeiten;

• Gesparte Miete und du kannst in der Stadt arbeiten, die dir gefällt.

Für den Arbeitgeber bringt Remote:

• Mehr Vielfalt für Talente mit geringeren Barrieren für die geografische Expansion;

• Weniger kostspielig und zeitaufwendig;

• Eine Verbesserung der Einsatzfähigkeit des Teams.

Um das Beste aus dem Remote zu machen, müssen die Mitarbeiter professionell sein und die Fähigkeit haben, Projekte zu managen und regelmäßige Fortschritte zu erzielen.

Bei der Remote-Arbeit in Xmind geht es um ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Eigeninitiative sowie starke Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten. Diese 2 Elemente sind die Grundlagen dafür, wie die Remote-Arbeit in Xmind gut funktioniert.

Eine Echtzeitüberschneidung für die Arbeit

Stichwort: Asynchrone Kommunikation; Echtzeitüberschneidung;

Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass man nach dem Versenden einer Nachricht nicht mit einer sofortigen Antwort rechnen kann, und das passiert beim Offshoring ständig, und die zeitliche Verzögerung kann zu Missverständnissen oder zusätzlicher und wiederholter Kommunikation führen.

Einer der Gründe für das Scheitern von Remote ist, dass die meisten Teams am Ende eine Menge Arbeit nachholen, um die Ineffizienz zu kompensieren, die durch Abweichungen aufgrund mangelnder Echtzeit-Zusammenarbeit entsteht. Der Mangel an ständiger Kommunikation führt zu zusätzlichen Arbeitsstunden.

Echtzeitüberschneidung bietet eine Lösung für asynchrone Kommunikation. Sie bietet einen bestimmten Zeitraum für die Zusammenarbeit in Echtzeit und ermöglicht es den Teammitgliedern, im Voraus einen Zeitplan für persönliche und gruppeninterne Diskussionen zu erstellen.

Wörter & Tipps von Xmind

Definiere und identifiziere Probleme von Grund auf, bevor du Tools und Strategien auswählst. Synchronisation ist entscheidend. Wenn man sich zum Beispiel mit einem Problem befasst, muss man zuerst wissen, woher es kommt, anstatt die Kollegen sofort in den Besprechungsraum zu ziehen. Wenn es sich um ein externes Problem handelt, beheb zuerst das externe Problem und aktualisiere und bestätige dann die internen Informationen.

• Finde heraus und bestätige die Echtzeitüberschneidung für das Team;

• Benachrichtige das gesamte Team, wenn ein Mitglied für den Tag Urlaub nimmt.

Ablenkungsfreier Arbeitsplatz

Stichwort: Dedizierter Arbeitsraum; Richtig anziehen;

Stell dir vor, du arbeitest an einem Esstisch. Das bedeutet, dass du jedes Mal, wenn du isst, musst du deinen Computer und deine Notebooks wegräumen, das Essen und das Besteck auf den Tisch legen, den Tisch aufräumen und dann die Arbeitsutensilien wieder zurückstellen.

Deshalb ist ein eigener Arbeitsplatz wichtig. Schnelles WLAN, ein Tisch, der nur zum Arbeiten dient, und ein bequemer Stuhl sorgen für eine bessere Arbeitsstimmung. Dies sind einige Bilder von unseren Kollegen.

Remote zu arbeiten deutet darauf hin, dass man fast einen ganzen Tag lang im Zimmer bleibt, und ein Schlafanzug scheint wirklich verlockend zu sein. Wenn du jedoch etwas anziehst, das nicht zum Schlafen geeignet ist, suggeriert das deinem Gehirn, dass es Zeit für die Arbeit ist. Du kannst T-Shirts, Hosen, Kapuzenpullis oder sogar ein schickes Kleid anziehen, wenn du glaubst, dass es deine Produktivität steigert. Außerdem wäre es sehr unangenehm, wenn ein Videomeeting ansteht und du im Schlafanzug erscheinst.

Bei der Arbeit im Bett kann man auch leicht in eine schläfrige Stimmung verfallen. Wenn du nicht krank bist oder zu lange aufbleibst, widerstehst du der Versuchung eines Ortes, an dem du dich während der Arbeit hinlegen oder entspannen kannst, denn die meisten Menschen sind im Bett selten produktiver.

Wörter & Tipps von Xmind

Der Rollenwechsel hilft dir, leicht in Arbeitsstimmung zu kommen. Ich kann es nicht ertragen, im Pyjama zu arbeiten. Bitte halte dich von Orten fern, an denen du dich hinlegen kannst. Zwar bequem, aber man wird schnell schläfrig. ​

• Richte dir einen eigenen Arbeitsbereich mit guter Infrastruktur ein und lass Ablenkungen wie Videospiele, Kätzchen, Hunde usw. weg;

• Sorge für Ordnung auf deinem Tisch und lege nur das Nötigste für die Arbeit hinein.

Stell sicher, dass sich das Team auf derselben Seite befindet

Einer der wichtigen Punkte bei der Remote-Zusammenarbeit ist die Arbeitsteilung und das Setzen von Meilensteinen. Teamarbeit bedeutet, gemeinsam zu kämpfen. Wenn es um Koordination und Arbeitsteilung geht, müssen wir über Planung, Aufteilung und Management verschiedener Aufgaben sprechen.

Laut dem Buch Remote muss der Manager die Ressourcen für die Fertigstellung des Projekts kennen, wissen, wo und welche Verzögerungen auftreten können, kreativ bei wichtigen Themen sein und in der Lage sein, aktuelle Aufgaben aufzuschlüsseln und sie der richtigen Person zuzuweisen. Der Manager muss sicherstellen, dass der Arbeitsablauf so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.

Es ist auch wichtig, die Aufgaben in einem Projekt klar aufzuschlüsseln, damit die Mitglieder die Situation und den Fortschritt kennen, verstehen, was und wo sie sind, und somit die Beteiligung und Selbsterkenntnis stark erhöhen.

Bei Xmind plant und listet der Produkt-Direktor kommende Features, verbesserte Probleme und Bugs für die verschiedenen Produkte eines jeden Quartals und informiert die beteiligten Abteilungen. Jede Abteilung macht Pläne, diskutiert kommende Versionen und gibt entsprechende Feedbacks, auf dieser Weise hat jeder ein besseres Verständnis sowohl innerhalb als auch außerhalb des Teams.

Bei der Ausführung der Aufgabe ist ein vollständiger und geschlossener Kreislauf mit Aufgabenplanung, -ausführung und Feedback von Bedeutung. Produktmanager verwenden Online-Dokumentationstools, um Dokumente übersichtlich zu verfassen, Issues auf GitLab zu erstellen, Meilensteine und Fristen festzulegen und Aufgaben an die entsprechenden Teammitglieder zu vergeben.

Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie der nächsten beteiligten Person/dem nächsten Team auf GitLab übergeben. Was den Codierungsteil betrifft, wird der Code vor der Zusammenführung eingereicht und überprüft. Der Kreislauf ist klar und effizient, und die Teilnehmer sind sich über die aktuellen und kommenden Aufgaben im Klaren.

Wörter & Tipps von Xmind:

Liste alle Probleme auf und lös sie entsprechend. Konzentriere dich einfach darauf, einen nach dem anderen zu erledigen, und das Letzte durchzustreichen begeistert mich jedes Mal aufs Neue.

*Ein Schritt nach dem anderen. Ich bin kein Multitasking-Typ und erledige die Dinge lieber eins nach dem anderen. Ich würde gerne Kommunikation und Schreiben voneinander trennen. Ich bin konzentriert, wenn ich schreibe.*​

• Stell sicher, dass alle Teammitglieder über die erforderlichen Informationen verfügen;

• Teil die Aufgaben auf und weise sie den Teammitgliedern basierend auf Stärken und Schwächen zu;

• Definiere kritische Meilensteine für das Team;

• Stell sicher, dass das Team auf derselben Seite steht und dass die Kommunikationswege immer offen sind.

Effektive Kommunikation ist der Schlüssel

Stichwort: Vorbereitung; Dokumentation; Priorität;

Wir haben darüber gesprochen, wie eine Echtzeit-Überschneidung bei der asynchronen Kommunikation hilft und sicherstellt, dass das Team weiß, wann sie ist. Aber wenn es um die „echte“ Kommunikation geht, gibt es vielleicht einige Teile, die deine Aufmerksamkeit erfordern.

Bereite vor dem Sprechen vor

Bei der Kommunikation geht es darum, Informationen zu vermitteln oder auszutauschen, und eine effektive Kommunikation besteht darin, dass ein Sprecher seine Ideen klar strukturiert und die Informationen mit vollständigen Details übermittelt oder ausdrückt.

Apropos Organisieren von Ideen, das ist die Stärke von Xmind. Vor dem Meeting kannst du deine Ideen auf Xmind visualisieren und organisieren. Dies hilft dir, bei der Übermittlung organisiert zu bleiben und den Inhalt klar genug zu formulieren, um verstanden zu werden.

Dies ist ein Beispiel dafür, wie sich das Marketing auf ein Interview mit dem Designer vorbereitet.

Priorität definieren

Mach einen Plan für heute und definiere Prioritäten, dann ergreif weitere Maßnahmen. Benutz Telefone oder Echtzeit-Kommunikationsmittel, wenn es um dringende Angelegenheiten geht.

Wörter & Tipps von Xmind

Die Pomodoro-Technik ist derzeit mein Typ. Ich arbeite eine halbe Stunde, dann mache ich eine kleine Pause. So kann ich mich besser konzentrieren und meine Augen entlasten.

• Schreibe auf oder erstell eine Mindmap für die kommende Diskussion in der Gruppensitzung. Stell sicher, dass jeder die erforderlichen Informationen erhält und versteht;

• Achte auf deinen Tonfall und deine Wortwahl bei der Kommunikation, insbesondere beim Tippen kann es zu Missverständnissen kommen;

• Eine sorgfältig geschriebene Dokumentation hilft deinen Teammitgliedern, das gesamte Projekt von Grund auf zu kennen.

Wir lieben die Hilfstools (nicht nur Xmind)

Für eine effektive Kommunikation braucht man Hilfsmittel, und wir möchten dir einige davon vorstellen, die wir bei unserer Arbeit verwenden.

Xmind: Wochenbericht, Aufgabenverteilung und -management, Präsentation.

Zoom: Online-Meeting, Bildschirmfreigabe;

GitLab: Code-Serving, Zusammenarbeit bei Dokumenten, Fehlerverfolgung und -beseitigung;

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