2015年から、リモートワークが流行っています。近年、コロナの禍でリモートワークという柔軟な働き方を採用する企業が結構増えていきます。

Xmindもテレワークの働き方を採用している小さなチームです。Xmindのチームメンバーは、世界中での異なる都市で働いています。では、Xmindチームは、効率的にオンライン会議を行うために、どのような手法を採用しているのでしょうか？ここでは、Xmindメンバーから何人を交流して、効率的にリモートワークのコラボを行うコツについてお話しました。

リモートワークのメリット？

なぜ、リモートワークに傾いている人が大幅に増えています。その理由は以下の通りです。

従業員の側からといえば：

・通勤不要

・柔軟性のある働き方

・ワークライフバランスの充実

企業側からといえば：

・コストの削減

・全国各地にいる優秀な人材を採用できる

・業務の効率化

XmindからのTips

リモートワークを最大限に活用するためには、従業員はプロジェクト管理や定期的なタスク進捗管理を行う能力が必要となります。

Xmindでのリモートワークは、高い独立性と主体性、そして強力なコミュニケーションとコラボレーションのスキルが必要です。この2つの要素が、Xmindでのリモートワークを進める上での基本となっています。

仕事のためのリアルタイム・オーバーラップ

キーワード：非同期コミュニケーション（Asynchronous Communication）、リアルタイム・オーバーラップ（Real-time Overlap）

非同期コミュニケーションとは、メッセージを送ってもすぐに返事が返ってこないことで、オフショアリングではよくあることで、そのタイムラグが誤解を招いたり、余計なコミュニケーションを繰り返してしまうことがあります。

リアルタイム・オーバーラップは、非同期コミュニケーションの解決策を提供します。リアルタイムコラボレーションを行う特定の期間を提供し、チームメンバーが個人的なディスカッションやグループディスカッションのためのタイムスケジュールを事前に調整することができます。

XmindからのTips

ツールや戦略を考える前に、問題を特定する必要があります。情報同期が重要です。例えば、問題に対処する際、同僚をすぐに会議室に呼び出すのではなく、その問題がどこから来ているのかを知る必要があります。外部の問題であれば、まず外部の問題を解決し、次に内部の情報を更新・確認します。

チームのリアルタイムのオーバーラップを調べ、確認する

メンバーが休みを取る場合、チーム全体に通知する

集中できるワーキングスペースが必要

キーワード ：専用の仕事場、きちんとした服装をする

ダイニングテーブルで仕事をする場合、食事をするたびにパソコンやノートを片付け、料理やカトラリーを置き、食べ終わったらテーブルを片付けて、また仕事に必要なものを移動し、次の食事の時間も同じことを繰り返すことになるかもしれません。

だから、専用のワークスペースが大切なんです。安定なネットワーク状態、仕事専用のテーブル、座り心地の良い椅子があれば、仕事もはかどるというものです。これは、同僚から撮った写真です。

仕事柄、ほぼ1日部屋にいることが多いので、パジャマはとても便利です。しかし、寝間着でない服を着ることで、脳に仕事の時間であることを示唆することができます。Tシャツ、パンツ、パーカー、仮装など、生産性が上がると思うものを着てください。それに、ビデオ会議があるときにパジャマで現れたら、とても気まずいでしょう。

ベッドで仕事をすると、眠くなりやすくて、病気や夜更かしをしていないなら、仕事中に横になったりリラックスしたりできる場所の誘惑に負けないようにしましょう。特に、ほとんどの人はベッドでより生産的になることはめったにないですね。

XmindからのTips

仕事の気分になりやすい場所を作るのは大変重要です。横になれる場所には近づかないでください。快適とはいえ、本当に眠くなりやすいのです。ゲーム、子猫、犬など、気が散るものは置かないようにしましょう。

机の上を整理整頓し、仕事に必要なものだけを置く

チームが同じ方向を向いていることを確認する

リモートコラボレーションで重要なポイントの1つは、仕事の分担とマイルストーンの設定です。チームワークとは、共に戦うことです。調整と仕事量の分担となると、異なるタスクの計画、分解、管理について話さなければならないでしょう。

『Remote』という本によると、マネージャーはプロジェクトを完了するためのリソースを知る必要があり、遅延が何であるか、どこで発生する可能性があるかを知り、重要な問題について創造的であり、現在のタスクを分解し、適切な担当者に割り当てることができるようになることです。マネージャーは、ワークフローの問題を可能な限り少なくする必要があります。

また、プロジェクトの中でタスクを明確に分解することで、メンバーが状況や進捗を把握し、自分がどこにいるのかを理解し、それゆえ、参加と自己認識を大きく向上させることが重要なのです。

Xmindでは、プロダクトディレクターが各四半期の製品について、今後の機能、改善点、バグなどを計画し、関係部署に報告します。各部門が計画を立て、次期バージョンについて議論し、それに応じてフィードバックを行うことで、チーム内外での理解を深めています。

タスクの実行においては、タスクの計画、実行、フィードバックの完全なクローズドループが重要な意味を持ちます。プロダクトマネージャーは、オンラインドキュメントツールを使ってドキュメントを明確に書き、GitLab上で課題を作成し、マイルストーンと期限を設定し、関連するチームメンバーにタスクを割り当てます。

タスクが完了すると、GitLab上で次の関係者/チームに引き渡されます。コーディング部分に関しては、マージ前にコードを提出し、レビューされます。このループは明確で効率的であり、参加者は現在のタスクと今後のタスクを明確に把握することができます。

XmindからのTips：

すべてのタスクを書き出し、それに応じて処理します。私はマルチタスクが苦手で、1つずつ処理するのが好きです。一個完成したら、消します。最後に振り返って、自分が完成できたタスク量を驚かせるかもしれません。

必要な情報をチーム全員に行き渡らせる。

タスクを細分化し、メンバーに割り当てる。

チームにとって重要なマイルストーンを定義する。

チーム内で同じページを共有し、コミュニケーションラインを常にオープンにしておく。

効果的なコミュニケーションは鍵

キーワード：準備、文書化、優先順位

これまで、リアルタイムのオーバーラップが非同期コミュニケーションに役立ち、チームがどこにいるのかを確認できることを述べてきました。しかし、いざ「リアル」なコミュニケーションとなると、注意しなければならない部分があるかもしれません。

話す前に準備する

コミュニケーションとは、情報を伝えたり交換したりすることですが、効果的なコミュニケーションとは、話し手が考えを明確に整理し、情報を完全に詳しく伝えたり表現したりすることです。

アイデアの整理といえば、Xmind:ZENの持ち味です。会議の前に、Xmindで自分のアイデアを可視化し、整理しておくことができます。そうすることで、デリバリーの際にも整理され、理解しやすい内容にすることができます。

これは、マーケティングがデザイナーとのインタビューに備える例です。

優先順位を定義する

今日の計画を立て、優先順位を決め、さらに行動を起こします。緊急の案件は電話やリアルタイムコミュニケーションツールで対応します。

XmindからのTips

ポモドーロ・テクニックが最近の私のタイプです。30分仕事をして、少し休憩を取リます。そうすることで、より集中でき、目の疲れを癒すことができるのです。

グループミーティングでは、これから行う議論の内容を書き留めたり、マインドマップを作ったりします。全員が必要な情報を受け取り、理解できるようにします。

特にタイピングは誤解を招きやすいので、注意します。

丁寧に書かれたドキュメントは、チームメンバーがプロジェクトの内側を知るのに役立ちます。

Xmindに限らず、私たちはお助けツールを愛用しています。

効果的なコミュニケーションには、お助けツールがつきものです。ここでは、私たちが仕事で使っているツールをいくつか紹介したいと思います。

1.Xmind ZEN：週報、タスクの分解と管理、プレゼンテーション

2.Zoom：オンラインミーティング、画面共有

3.GitLab：コード提供、ドキュメントコラボレーション、バグ追跡と解決

リモートは、誰にとってもチャレンジです。どこにいても、生産性を発見し、維持し、向上させるために、Xmindがお役に立てればと思います。